Một hệ thống kiểm soát truy cập cho phép bạn “đặt và quên” những người có quyền truy cập vào từng khu vực kinh doanh của bạn. Sau khi bạn cấp quyền, nhân viên có thể truy cập tất cả các khu vực họ cần để hoàn thành công việc. Với việc quét thẻ chìa khóa hoặc nhập mã PIN, nhân viên có thể đến bất cứ nơi nào họ cần một cách dễ dàng.
Việc sử dụng các phím truyền thống có một vài nhược điểm. Hạn chế quyền truy cập vào các khu vực cụ thể yêu cầu các khóa riêng lẻ. Tòa nhà càng lớn, bạn càng cần nhiều ổ khóa. Đối với một cá nhân như người gác cổng hoặc một cá nhân có độ thoáng cao, điều này có thể có nghĩa là một vòng chìa khóa cồng kềnh và sự nhầm lẫn về phím nào làm gì. Một hệ thống kiểm soát truy cập giúp tiết kiệm thời gian cho những người truy cập vào các khu vực hạn chế và cũng giúp bạn tiết kiệm các chuyến thăm từ thợ khóa.
Ngoài ra, các khóa có thể được sao chép, khiến bạn dễ bị truy cập trái phép. Nếu một nhân viên không giao chìa khóa trước khi họ rời công ty của bạn, bạn sẽ không được bảo vệ hoặc phải thay ổ khóa. Bảo mật kiểm soát truy cập không có điều này.
Với bảo mật kiểm soát truy cập, bạn tiết kiệm tiền cho ổ khóa và nhân viên an ninh. Một hệ thống kiểm soát truy cập có thể xác minh danh tính của một người mà không cần nhân viên bảo vệ.
Hệ thống kiểm soát ra vào cũng có thể được tích hợp với hệ thống chiếu sáng, sưởi ấm và làm mát. Đèn có thể bật khi có người trong phòng và sẽ tắt khi họ rời đi. Bạn cũng có thể điều chỉnh nhiệt độ khi không có ai trong khu vực để tiết kiệm chi phí năng lượng.
Một hệ thống kiểm soát truy cập cung cấp cho bạn dữ liệu về người vào và ra khỏi tòa nhà hoặc phòng và khi nào. Bạn có thể đảm bảo mọi người đang làm việc khi họ được cho là như vậy. Nếu xảy ra trộm cắp hoặc tai nạn, bạn sẽ biết chính xác ai đã truy cập vào một khu vực cụ thể tại thời điểm xảy ra sự cố.
Một công ty lớn tạo cơ hội cho khách truy cập mà không bị phát hiện. Một trong những lợi ích của việc sử dụng hệ thống kiểm soát truy cập là những người không được ủy quyền không thể vào được. Vì các cửa cần có thông tin xác thực trước khi mở khóa nên chỉ những người bạn đã cấp thông tin đăng nhập mới có thể truy cập vào khu vực. Với hệ thống này, bạn có thể chắc chắn rằng mọi người trong tòa nhà của bạn đều phải ở đó, cho dù bạn có biết họ hay không.
Khi nhân viên làm việc vào những thời điểm khác nhau, hệ thống kiểm soát truy cập sẽ cho phép họ vào bất cứ khi nào họ cần. Mọi người có thể đến sớm mà không cần đợi ai đó mở khóa cửa và người quản lý không phải ở lại muộn để khóa cửa vào cuối ngày. Bạn sẽ có khả năng cung cấp lịch trình linh hoạt cho nhân viên của mình. Với bảng điều khiển quản lý, bạn cũng có thể kiểm tra lượt đến và lượt đi mà không cần tự mình ở đó.
Thông tin sức khỏe, hồ sơ tài chính và dữ liệu khách hàng thường được lưu trữ trên các máy chủ thuộc sở hữu của công ty. Các hệ thống kiểm soát truy cập có thể hạn chế hoặc cấp quyền truy cập vào các phòng CNTT và thậm chí cả các máy tính hoặc mạng riêng lẻ, vì vậy chỉ những cá nhân đáng tin cậy mới có thể truy cập chúng.
Hệ thống kiểm soát truy cập cho phép các cá nhân đáng tin cậy vào bên trong và ngăn những người khác ra ngoài. Bạn có quyền tự do kiểm tra lý lịch và tránh xa bất kỳ ai không có thông tin đăng nhập phù hợp.
Ngoài ra, hệ thống kiểm soát truy cập có thể giữ an toàn cho nhân viên của bạn trong trường hợp khẩn cấp. Các cửa có cơ chế khóa và chìa khóa vẫn bị khóa, điều này có thể không an toàn khi hỏa hoạn hoặc trường hợp khẩn cấp khác cần phải thoát hiểm nhanh chóng. Thông qua việc sử dụng khóa an toàn khi hỏng, cửa sẽ mở khóa khi mất điện, vì vậy tất cả mọi người có thể ra khỏi tòa nhà mà không cần phải mò mẫm tìm chìa khóa.
Bạn có thể bảo vệ tài sản của công ty, thiết bị đắt tiền hoặc thậm chí cả đồ dùng văn phòng bằng cách kiểm soát quyền truy cập. Bạn có thể hạn chế quyền truy cập vào tủ cung cấp và ngân hàng máy tính, vì vậy chỉ những cá nhân đáng tin cậy mới có thể truy cập chúng. Nhân viên biết việc đến và đi của họ được theo dõi, giúp ngăn chặn hành vi trộm cắp.
Ngoài ra, thiết bị phòng thí nghiệm hoặc hóa chất trong trường học hoặc bệnh viện có thể gây thương tích cho những người không được đào tạo để sử dụng chúng. Để ngăn ngừa tai nạn, bạn có thể hạn chế quyền truy cập chỉ cho những người biết cách tuân theo các giao thức an toàn.
Bảo mật dựa trên khóa truyền thống trở nên phức tạp ở những khu vực có nhiều địa điểm. Một trường có hai cơ sở có thể có một số giảng viên dạy ở cả hai cơ sở và một số chỉ dạy ở một cơ sở. Một bệnh viện có hai tòa nhà có thể cần cấp các mức độ tiếp cận khác nhau cho những người làm việc trong mỗi tòa nhà hoặc trên mỗi tầng. Một công ty quốc gia hoặc khu vực có thể thiết lập các chính sách bảo mật tại trụ sở chính của họ để mỗi chi nhánh tuân theo.
Mỗi tình huống này có thể được quản lý bằng hệ thống kiểm soát truy cập có thể tùy chỉnh và triển khai quyền truy cập trên nhiều địa điểm.
