Điều quan trọng là phải có một kế hoạch khẩn cấp để giúp giữ an toàn cho nhân viên và dữ liệu của công ty trong những trường hợp bất ngờ. Một trong những yếu tố quan trọng nhất của kế hoạch khẩn cấp là hệ thống thông tin liên lạc để thông báo cho nhân viên. Nếu nơi làm việc của bạn thiếu hệ thống liên lạc khẩn cấp, bạn nên tìm hiểu thêm về cách triển khai hệ thống này. Trong bài viết này, chúng tôi trả lời các câu hỏi phổ biến về hệ thống liên lạc khẩn cấp, bao gồm chúng là gì, loại hệ thống nào tồn tại và những tính năng mà chúng cung cấp.
Hệ thống liên lạc khẩn cấp là các mạng cho phép các cá nhân trao đổi thông tin trong các cuộc khủng hoảng. Chúng cũng có thể hỗ trợ liên lạc nếu các kênh thông thường tạm thời bị lỗi. Các hệ thống này có thể sử dụng nhiều công nghệ, bao gồm sóng ngắn và radio hai chiều, địa chỉ công cộng, điện thoại và email, mặc dù hầu hết các công ty hiện nay đều sử dụng nền tảng phần mềm chuyên dụng. Trong khi một số hệ thống chỉ hỗ trợ giao tiếp một chiều, hầu hết cho phép giao tiếp hai chiều giữa các bên khác nhau.
Việc triển khai một hệ thống liên lạc khẩn cấp có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là một số lý do chính để thực hiện một:
An toàn cho nhân viên: Lợi ích quan trọng nhất của hệ thống liên lạc khẩn cấp là nó cho phép các công ty đảm bảo an toàn cho nhân viên của họ trong các trường hợp khẩn cấp. Họ có thể giúp truyền đạt các kế hoạch sơ tán, cho phép các nhà lãnh đạo đăng ký với nhân viên của họ và cung cấp phương pháp liên hệ với nhân viên khẩn cấp.
Bảo mật dữ liệu và thiết bị: Sau khi nhân viên được an toàn, việc đảm bảo an toàn cho thiết bị và dữ liệu của công ty thường có lợi. Bằng cách sử dụng hệ thống liên lạc khẩn cấp, các nhà lãnh đạo có thể giúp nhân viên thực hiện các bước thích hợp để bảo vệ những tài sản quý giá này.
Phối hợp và tổ chức: Các trường hợp khẩn cấp thường có thể gây nhầm lẫn và một số nhân viên có thể không quen thuộc với các quy trình khẩn cấp. Một hệ thống liên lạc khẩn cấp có thể giúp thông báo cho nhân viên về hoàn cảnh hiện tại, phổ biến các kế hoạch và giúp nhân viên vượt qua các trường hợp khẩn cấp một cách phối hợp.
Nhân viên làm việc từ xa: Nhiều công ty hiện tuyển dụng nhân viên làm việc từ xa và có thể có những nhân viên khác đi công tác hoặc đi nghỉ. Một hệ thống liên lạc khẩn cấp có thể giúp thông báo cho tất cả nhân viên về tình hình hiện tại tại nơi làm việc của họ.
Mất điện và lỗi hệ thống: Nhiều công ty dựa vào hệ thống liên lạc thỉnh thoảng gặp lỗi hoặc mất điện tạm thời. Trong những trường hợp này, một hệ thống liên lạc khẩn cấp có thể giúp họ duy trì liên lạc cho đến khi hoạt động bình thường trở lại.
Đây là một số tính năng quan trọng nhất cần tìm kiếm trong một hệ thống liên lạc khẩn cấp:
Công nghệ cập nhật: Công nghệ truyền thông đang thay đổi nhanh chóng và có nhiều lợi ích khi sử dụng các ứng dụng dựa trên web thay vì liên lạc qua điện thoại, email hoặc radio. Có thể hữu ích khi sử dụng nền tảng dựa trên đám mây thay vì hệ thống tại chỗ, vì nền tảng này có thể ít bị tổn thương hơn trước sự gián đoạn tại chỗ.
Liên lạc hai chiều: Các hệ thống liên lạc khẩn cấp cũ hơn thường sử dụng liên lạc một chiều để thông báo cho nhân viên. Hầu hết các nền tảng hiện tại cho phép các nhà lãnh đạo giao tiếp với nhân viên của họ và tạo điều kiện nhắn tin giữa các nhân viên.
Nhiều kênh: Trong các tình huống khẩn cấp, thường có nhiều hơn một kênh mở để liên lạc trong trường hợp thất bại. Đảm bảo rằng dịch vụ liên lạc khẩn cấp mà bạn chọn cho phép nhân viên liên lạc qua điện thoại, văn bản và email trên các thiết bị cá nhân và công ty.
Độ bền và độ tin cậy: Các sự kiện khẩn cấp thường vô hiệu hóa thiết bị của công ty và có thể khiến một số hệ thống liên lạc không sử dụng được. Khi tìm kiếm một hệ thống liên lạc khẩn cấp, hãy cân nhắc chọn một hệ thống không dựa trên cơ sở hạ tầng có thể bị lỗi trong trường hợp khẩn cấp.
Liên lạc tức thì: Trong các tình huống khẩn cấp, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng tất cả nhân viên nhận được thông tin chính xác và cập nhật nhanh nhất có thể. Hầu hết các hệ thống liên lạc khẩn cấp đều cung cấp khả năng này thông qua tin nhắn tức thời.
Giám sát sự kiện: Một số nền tảng liên lạc khẩn cấp cung cấp tính năng giám sát sự kiện như một tính năng bổ sung. Điều này có nghĩa là các chuyên gia bên ngoài có thể theo dõi các tình huống khẩn cấp khi chúng diễn ra và cung cấp hỗ trợ thích hợp.
Giao tiếp theo thời gian thực: Trong các tình huống khẩn cấp, điều quan trọng là các nhà lãnh đạo phải có khả năng cập nhật và phân phối thông tin khi có sẵn. Cân nhắc tìm kiếm một hệ thống liên lạc khẩn cấp cung cấp khả năng liên lạc theo thời gian thực cho đồng nghiệp của bạn.
Bảo mật: Trong trường hợp khẩn cấp, nhân viên có thể truyền đạt thông tin nhạy cảm hoặc dữ liệu có giá trị của công ty qua hệ thống liên lạc khẩn cấp. Cân nhắc tìm kiếm một nền tảng cung cấp mã hóa dữ liệu đầy đủ để tránh mọi vi phạm bảo mật.
Khả năng tiếp cận: Vì các công ty hiếm khi sử dụng các hệ thống liên lạc khẩn cấp nên điều quan trọng là chúng phải dễ sử dụng và dễ tiếp cận. Có thể hữu ích khi tìm một hệ thống bắt chước các giao diện mà nhân viên sử dụng thường xuyên để họ có thể vận hành chúng trong những trường hợp khó hiểu.
Chi phí: Khi tìm kiếm một hệ thống liên lạc khẩn cấp, điều quan trọng là phải xem xét ngân sách và nhu cầu của công ty bạn. Một số nền tảng cung cấp mô hình đăng ký trong khi những nền tảng khác có thể tính phí một lần cho dịch vụ của họ.
Hỗ trợ khách hàng: Điều quan trọng là luôn giữ cho hệ thống liên lạc khẩn cấp hoạt động tốt. Một trong những cách tốt nhất để đảm bảo chức năng là kiểm tra thường xuyên và chọn một ứng dụng cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng tận tâm bất cứ khi nào bạn cần.
Có một số loại hệ thống liên lạc khẩn cấp mà các công ty sử dụng. Một số doanh nghiệp sử dụng các công nghệ cũ hơn, chẳng hạn như thông báo qua email và tin nhắn điện thoại tự động. Nhiều công ty hiện đang chuyển sang phần mềm truyền thông đại chúng mang lại cho họ những lợi thế đáng kể so với các công nghệ cũ. Các ứng dụng này cho phép doanh nghiệp giao tiếp với nhân viên qua nhiều kênh, bao gồm email, điện thoại, văn bản và thông báo đẩy. Chúng cũng cho phép nhân viên giao tiếp trong thời gian thực và có thể dựa trên đám mây, giúp chúng ít tốn kém hơn và ít bị gián đoạn hơn.
Phần mềm liên lạc đại chúng hiện tại có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ bên cạnh liên lạc khẩn cấp. Đây là một số cách khác mà các doanh nghiệp có thể sử dụng các hệ thống này:
Quản lý khảo sát nhân viên hoặc khách hàng
Gửi thông báo và hướng dẫn đỗ xe cho khách hàng hoặc nhân viên
Phân phối thông tin về thay đổi địa điểm, sự chậm trễ, đóng cửa và thay đổi lịch trình
Thông báo cho khách hàng về chi tiết vận chuyển
Gửi thông tin cập nhật về điều kiện thời tiết và cập nhật sự kiện
Nhắc nhở khách hàng về các sự kiện hoặc cuộc hẹn sắp tới
Thông báo ra mắt sản phẩm mới
Đây là một số bước bạn có thể thực hiện để triển khai hệ thống liên lạc khẩn cấp trong công ty của mình:
Xem xét nhu cầu của công ty bạn: Bước đầu tiên trong việc tìm kiếm hệ thống liên lạc khẩn cấp phù hợp là xem xét nhu cầu của công ty bạn. Xem xét những thứ như số lượng nhân viên trong doanh nghiệp của bạn, vị trí của bạn, các mối đe dọa tiềm ẩn và công nghệ mà nhân viên của bạn ưa thích.
Xem xét các lựa chọn của bạn: Sau khi xem xét các nhu cầu của công ty, bạn có thể bắt đầu tìm kiếm một nền tảng cung cấp các khả năng cần thiết. Đảm bảo rằng hệ thống bạn chọn cung cấp giao diện trực quan tương tự như công nghệ mà công ty của bạn thường sử dụng.
Tùy chỉnh hệ thống của bạn: Hầu hết các hệ thống truyền thông đại chúng đều cho phép người dùng tùy chỉnh nền tảng cho phù hợp với yêu cầu riêng của họ. Bạn có thể tùy chỉnh hệ thống của mình cho các vị trí và mối đe dọa khác nhau, đồng thời nhập danh sách nhân viên và thông tin liên hệ của họ.
Tích hợp hệ thống của bạn với ngăn xếp công nghệ của bạn: Nhiều công ty sử dụng nhiều loại ứng dụng phần mềm cho các tác vụ khác nhau. Khi bạn tìm thấy một hệ thống liên lạc khẩn cấp, điều quan trọng là phải tích hợp nó với các ứng dụng khác mà bạn sử dụng, đặc biệt là phần mềm quản lý nhân sự của bạn.
Tạo mẫu và tin nhắn tự động: Nhiều nền tảng liên lạc khẩn cấp cho phép người dùng tạo mẫu tin nhắn và tin nhắn tự động cho các tình huống khác nhau. Điều này có thể giúp giảm thời gian phản ứng trong các tình huống khẩn cấp.
Thông báo cho nhân viên: Sau khi cài đặt và tùy chỉnh hệ thống mới, có thể tổ chức một cuộc họp toàn công ty hoặc gửi thông báo cho tất cả nhân viên. Bạn có thể sử dụng các phương pháp này để thông báo cho nhân viên về hệ thống mới và cung cấp hướng dẫn sử dụng hệ thống đó.
Kiểm tra hệ thống của bạn: Sau khi cài đặt và định cấu hình hệ thống mới của bạn, việc chạy một số thử nghiệm thường có ích. Bạn có thể kiểm tra các yếu tố khác nhau của hệ thống trên quy mô lớn và nhỏ để đảm bảo rằng quá trình thiết lập đã thành công.
Thực hành thường xuyên: Sau lần kiểm tra đầu tiên, hãy xem xét tiến hành kiểm tra thường xuyên hệ thống liên lạc khẩn cấp mới của bạn. Điều này có thể giúp bạn duy trì hệ thống hoạt động tốt và có thể giúp nhân viên làm quen với nó nhiều hơn.
Liên hệ với bộ phận hỗ trợ: Việc chọn một hệ thống liên lạc khẩn cấp cung cấp hỗ trợ khách hàng rộng rãi thường rất hữu ích. Nếu hệ thống của bạn có tính năng này, công ty phần mềm có thể cung cấp tư vấn cấu hình và cài đặt miễn phí, đồng thời có thể giúp bạn vượt qua mọi khó khăn mà bạn gặp phải trong quá trình thiết lập.
